C'è chi si è fatto trovare preparato e chi, invece, ancora deve mettersi in regola. Anche se la fatturazione elettronica è entrata in vigore quasi da due settimane, le perplessità non mancano.
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Prove pratiche di fatturazione elettronica

Le notizie che ci arrivano in questi primi giorni parlano di un sistema in fase di rodaggio” dice Luciano Sbraga, direttore Centro Studi Fipe Nazionale, l’associazione che riunisce i Pubblici Esercizi e che ha cominciato a fornire assistenza, formazione e informazione con largo anticipo rispetto all’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione. Ma poi è davvero così famigerata? “Qualcuno sta facendo fatica” ammette Sbraga.

Come funziona la fatturazione elettronica

Dal primo gennaio 2019 per i titolari di partita Iva è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica: le fatture, in formato Xml, devono essere trasmesse direttamente all’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio (Sdi) su cui transitano le fatture in entrata e in uscita di ognuno. Da lì, dopo le opportune verifiche, verranno inviate al cliente attraverso Pec oppure recapitate tramite un codice di 7 cifre, sorta di indirizzo telematico (attenzione, però: il codice è uguale per chiunque usi lo stesso software o piattaforma) da inserire in fattura nell’anagrafica del cliente insieme agli altri dati. Per inviare la fattura allo Sdi ci sono diversi metodi: tramite Pec (all’indirizzo [email protected]), attraverso un canale telematico (FTP o Web Service) preventivamente attivato con lo Sdi, mediante software o provider specifici o gli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.

Gli strumenti per la fatturazione elettronica

L’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione alcuni servizi gratuiti (e relativi tutorial) per assolvere a questi obblighi: il portale Fatture e corrispettivi (in cui ogni utente ha la sua area web riservata, accessibile mediante delle credenziali personali), un software scaricabile, la app per smartphone o tablet Fatturae; sistemi diversi per compilare le fatture direttamente in formato Xml e inviarle alla piattaforma Sdi che ne verificherà la correttezza prima dell’acquisizione e della consegna al cliente. Altrimenti esistono software di società private con costi e caratteristiche diverse in base alla mole di fatture o ai servizi forniti, in alcuni casi collegati direttamente al registratore di cassa o ai programmi gestionali. Le fatture devono essere conservate elettronicamente (almeno 10 anni) secondo un processo regolato dalla legge: non basta averne copia nel proprio computer ma ci si deve rivolgere a operatori certificati o ricorrere al servizio dell’Agenzia delle Entrate. Fino al 30 giugno (con probabile proroga al 30 settembre) l’invio può avvenire senza sanzioni entro il termine per la liquidazione dell’IVA (per questo inizio di anno, entro il 16 febbraio) – lo chiama “atterraggio morbido” Luciano Sbraga – successivamente il termine dovrebbe essere di 10 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione, il condizionale è d’obbligo perché i teoria la fattura immediata dovrebbe essere emessa entro le 24 del giorno stesso.

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La procedura della fatturazione elettronica

Molti piccoli esercenti che non avevano dimestichezza con sistemi gestionali si trovano ora spaesati di fronte a questi cambiamenti. Diverso il caso di locali più strutturati che già adottavano software per la contabilità: “Per noi il passaggio è semplice, perché già da un paio di anni usiamo un sistema simile per la gestione della contabilità” conferma Simona Beltrami del Magorabin di Torino “che in un ristorante di questo tipo è complicata, tra consulenze, eventi e cose così. Da una parte è uno sbattimento perché devi ricordarti di inserire tutte le fatture almeno una volta a settimana, adesso anche tutti i giorni, ma poi è meglio: hai tutto in ordine, le fatture in digitale e le statistiche a portata di mano”. Cambia però il dopo-compilazione: “prima inviavo solo un Pdf al commercialista, adesso devo mandare anche l’Xml all’Agenzia delle Entrate. Non è molto, ma mi fa ridere” aggiunge “che prima era il commercialista a inserire fatture di incasso e acquisto, ora no, anche perché presto ci saranno delle tempistiche tali che dubito che il commercialista potrà più starci dietro”.

Burocrazia

Per molti, però, è l’ennesima procedura da sbrigare. “Il problema non è la fattura, che si faccia in un modo o nell’altro è uguale” risponde Pasquale Torrente del Convento di Cetara “ma il tempo che serve per assolvere a tutte queste pratiche: sono cose che ti mandano al manicomio”. Per molte attività, significa sottrarre tempo prezioso ad altre mansioni: “entri al locale e cominci con il controllo della merce e delle temperature, il registro degli acquisti da compilare con i codici dei prodotti, la comunicazione al Ministero della Marina del pesce acquistato: dovresti avere una persona che fa solo quello” conclude “il mio direttore passa una mezza giornata dietro alle carte invece di seguire la lista dei vini”. Invece la gran parte delle attività ristorative sono piccole aziende che non si possono permettere di dedicare risorse solo alla burocrazia e per cui serve anche del tempo per apprendere i meccanismi, da soli o tramite corsi organizzati da commercialisti e varie associazioni, come appunto la Fipe che, ammette “forse sarebbe stato meglio non ci fosse stata, ma inutile lamentarsi. Ora è in vigore e dobbiamo fare in modo che le imprese la gestiscano nel miglior modo possibile. Noi facciamo assistenza diretta e indiretta e chi seguiamo sta avendo meno difficoltà. Inoltre” aggiunge “abbiamo stretto convenzioni con aziende che forniscono ii software: per un pacchetto di 300 fatture l’anno siamo intorno ai 50 euro”.

I costi

Per adempiere agli obblighi di fatturazione elettronica esistono diversi metodi e strumenti, oltre a quelli – gratuiti – dell’Agenzia delle Entrate. Con performance e costi diversi. “Abbiamo un nuovo software gestionale per la ristorazione che può mandare la fattura elettronica tramite Pec o sulla piattaforma Sdi. Ci appoggiamo su una piattaforma di comunicazione con l’Agenzia delle Entrate – EnerJ – anziché scaricare tutto perché è un modo più snello, così anche il commercialista può entrare e scaricare le fatture direttamente” spiega Mauro Rastelli, del Capanno di Spoleto. Il software, Easy Retail POS di Simply Develop, “costa circa 450 euro, ma se devi prendere anche il touch screen sali a 1000-1200. Poi c’è un costo di circa 30-40 centesimi a fattura. Per un ristorante come il nostro parliamo di 300-330 euro l’anno. L’offerta di Aruba era simile ma non era collegato al mio gestionale. In ogni caso” riflette “se dovessi mandare le fatture tramite il mio commercialista, mi costerebbe molto di più”. La forbice di prezzi è ampia: “abbiamo dovuto fare l’aggiornamento del nostro programma: 600 euro per la prima tranche” spiega Mario Rinaldi (Armando al Pantheon di Roma) “i prossimi anni soltanto le spese di gestione che dipendono dalla mole di fatture, per noi dovrebbero essere circa 100 euro l’anno”. È stato complicato dal punto di vista tecnico? “No, eravamo già organizzati per gestire le fatture passive tramite commercialista e attive con il registratore di cassa, sono comunque servite due mattinate per fare l’attivazione e inserire i dati dell’azienda”. Usano Bacco, un programma di Buffetti tra i più diffusi per la gestione di cassa dei ristoranti, che ora sviluppa il file Xml che poi invia un altro software di gestione con funzioni da intermediario con lo Sdi. Così sono Azienda Digitale, Qui Fattura, Fatture in cloud, programmi che hanno costi diversi (tra gli 8 euro al mese + iva, ai 350 l’anno e oltre) in base alla quantità delle fatture e alle funzioni come inserimento nel registro dei corrispettivi, prima nota eccetera.

Fare in autonomia o delegare?

Ma si può fare senza ricorrere a strutture terze? “Se si emettono poche fatture sì, anche se non è semplice” risponde Sbraga “ci vuole un po’ di dimestichezza, e il tempo necessario per la trasmissione”. Tasto dolente, almeno in questi primi giorni: “L’unica volta che ho provato a inviare una fattura il sistema era bloccato” fa Simona Beltrami. La piattaforma dell’Agenzia delle Entrate è andata in tilt per le troppe richieste, conferma anche Mauro Rastelli anche se dall’Agenzia replicano: “nessuna anomalia” a fronte di milioni di fatture emesse già nei primi giorni, ma l’associazione dei commercialisti conferma disservizi e rallentamenti. Il punto cruciale pare proprio questo: tempi estenuanti per caricare i file e per le verifiche di ogni fattura, server che crollano e difficoltà varie. Si prevede che il vero collo di bottiglia sarà nella prima metà di febbraio, stando al 16 la liquidazione mensile dell’Iva. Difficoltà iniziali che si andranno a risolvere superati i primi giorni o problematiche di cui bisognerà tenere conto costantemente?

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I tempi si allungano?

Quanto tempo si impiega? “Adesso devo inviare le fatture via Sdi giorno per giorno” spiega ancora Mario Rinaldi “ma per il resto sono due secondi in più ogni fattura in uscita, il tempo di inserire codice o Pec” il gestionale permette alla cassa di dialogare con tutto il sistema, dalle comande ai tavoli fino alla Agenzia delle Entrate. Per inserire tutti i dati del cliente in modo automaticco, viene in soccorso il QR Code, sviluppato direttamente con l’Agenzia delle Entrate, per cui occorre ovviamente avere un lettore che dialoghi con il sistema (intorno agli 80€). Lamenta il doppio passaggio Simona Beltrami: “con il nostro programma inviavamo direttamente al commercialista i Pdf delle fatture. Ora dobbiamo fare due volte, inviando tutto anche all’Agenzia delle Entrate in formato Xml. Per il resto è uguale”. Per lei funziona così: il registratore di cassa fa la fattura elettronica (anche Xml), lei la registra su Webdesk per condividerla con il commercialista. “Prima dovevo dare il cartaceo alla mia commercialista, ora è tutto facilmente consultabile… se la connessione è buona. Ma da queste parti non sempre lo è” conclude Rastelli. Ma intoppi e difficoltà, a sentire altri esercenti, non mancano: dalla difficoltà del prendere dimestichezza con il sistema, ai molti codici di cui essere in possesso, senza contare i tempi di trasmissione e verifica.

Primi giorni: dubbi e perplessità

Per chi è riuscito a espletare tutte le proprie incombenze, però, le difficoltà non sono finite: perché magari si emette fattura verso qualcuno – e sono in molti – che ancora non si è adeguato, mentre c’è chi è in attesa del software acquistato ma ancora non consegnato. Un’altra difficoltà che incontra chi deve gestire fatture in entrata e in uscita, soprattutto in grandi quantità come chi fa anche forniture, è che le fatture ora si presentano tutte uguali: se fino a qualche giorno fa si riconosceva l’intestatario a prima vista e in modo intuitivo, per il colore o la grafica del logo, ora bisogna leggere bene, e cambiare modo di guardare.

I 5 giorni di fattura fantasma

Ma i dubbi maggiori sono legati alla tempistica tra emissione e consegna della fattura che, una volta trasmessa all’Agenzia delle Entrate (sorvolando sulle difficoltà di cui sopra e gli intoppi riscontrati nel mettere in dialogo il sistema e i vari software), deve verificarne la conformità prima di recapitarla al cliente, in un arco di tempo massimo di 5 giorni per convalidarla. 5 giorni in cui la fattura non è ancora valida, anche se elaborata, e non può essere consegnata al cliente che, di fatto, esce dal ristorante senza scontrino e senza fattura, quindi privo di documento fiscale. “L’Agenzia delle Entrate dice che basta una qualsiasi pezza di appoggio, anche un foglio di carta sottoscritto dal ristoratore, o un facsimile di fattura” dice Sbraga. Si è parlato di Fattura di cortesia, o fattura proforma nei casi di impossibilità fatturare al momento: un documento cartaceo con su scritto che la fattura elettronica seguirà nei termini di legge. Potenzialmente il ristoratore malandrino può non emettere fattura al momento ma solo un facsimile o una quietanza (con valore commerciale e non fiscale), cui dovrebbe seguire quello valido, senza che poi questo avvenga. Se non c’è alcun controllo finisce lì, altrimenti fa in tempo a recuperare. Si obietterà che chi chiede la fattura poi ne verifichi l’effettivo invio. Ma non tutti hanno tempo e modo per controllare che questo avvenga per ogni pranzo o cena di lavoro. Senza contare i clienti compiacenti. È solo un’ipotesi, ma non del tutto irrealistica, in un Paese in cui si evadono quasi 150 miliardi di euro l’anno. Ma davvero si contrasta il nero con la fatturazione elettronica? “Più che altro si combatte l’evasione sull’Iva, quelle fatture carosello che girano sul nulla” risponde Sbraga.

I prossimi passaggi

Ma non è finta qui. Ma cosa accadrebbe se invece di fatture si trattasse di scontrini fiscali? Lo vedremo a breve, perché dal 1 luglio 2019 (per chi supera i 400mila euro di ricavi annuo, dal 1 gennaio 2020 per gli altri) arriverà lo scontrino elettronico, con un invio quasi in tempo reale dei dati dal registratore di cassa all’Agenzia delle Entrate, senza rilasciare alcun documento fiscale al cliente finale a meno di richiesta esplicita. Sempre che venga effettivamente fatto tutto secondo le regole. Diceva il Divo Giulio Andreotti che a pensar male si fa peccato, ma a volte…

a cura di Antonella De Santis

foto tratte dai materiali dell’Agenzia delle Entrate